”Koska olemme jatkuvasti kehittämässä ja muuttamassa” 

 

Positiivinen kehittäminen

Useat asiantuntijat tarkoittavat organisaation kehittämisellä kaikkia organisaation tehokkuuden ja terveyden lisäämiseksi uhrattuja panoksia.  Työntekijät otetaan mukaan suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan. Hyviä periaatteita ovat mm. toimi tavoitteellisesti, kytke ryhmät suunnitteluun ja kohtele henkilöstöä hyvin.

Edellä mainittu edesauttaa myös sitä, että hiljainen tieto säilyy ja kehittyy. Hiljainen tieto tarkoittaa tässä yhteydessä kokemusperäistä, vaikeasti sanoin esitettävää tietoa, ajatusrakennelmia, näkemyksiä, ammattitaitoa ja osaamista. Kehittämisvauhdin pitää olla oikeassa suhteessa työn määrään ja resursseihin.

Negatiivinen muutos?

Milloin kehittäminen on muutosta? Hyvältä määritelmältä kuulostaa, että aidossa muutoksessa tapahtuu vastuiden uudelleen jakoa ja organisaatiossa on tekijöitä, jotka tukevat muutosta.  Lisäksi muutos koskee useita henkilöitä. Muutoksesta on tullut jatkuvaa ja pysyvää.  Jatkuvaan muutokseen liittyy työn tekemisen kokonaisvaltaisuus ja koko ajan kasvavat ja muuttuvat tarpeet ja tavoitteet. 

Negatiivinen vai positiivinen muutos? Jos kerran kehittäminen koetaan positiivisena, niin miksi muutos koetaan usein negatiivisena? Tämä johtunee useimmiten uhasta ja pelosta mitä muutos mahdollisesti tuo yksittäisille ihmisille. Poistamalla uhat ja pelko muutoskin koettaisiin näin ollen positiivisemmin.

Byrokratian edut ja haitat kehittämisessä ja muutoksessa

Organisaationa tulee toimia kuin kone, mutta ihmisten suhteen kuten talo. Johtamisessa on eriteltävä perinteisellä hyvällä tavalla asioiden ja ihmisten johtaminen. Konemainen organisaatio tuo mukanaan pysyvyyttä ja tavoitteellisuutta – muutoksenkin hallintaa. Talomaisuus ihmisten kesken tuo mukanaan inhimillisyyttä ja ihmisläheisen otteen johtamiseen. 

Konemaisuuden lisäksi organisaatiossa on enemmän kuin tarpeeksi sääntöjä ja määräyksiä, sekä muita ohjeita asioiden hoitamiseksi. Tämä byrokraattinen tapa toimii kuin jarru vauhdin kiihtyessä. Kun kehittäminen tapahtuu pienin askelin ja suuriin muutoksiin varataan aikaa, byrokratia ei estä kehittämistä ja muutoksia. 

Oppeja kriisistämme – nopeita kehittämis- ja muutostarpeita

Korona toi tullessaan valmiuslain, poikkeusolot, epävarmuutta, pikatilanteita, pakon tehdä päätöksiä ja ohjeita nopeammin, haasteita tiedottamiseen ja viestintään, uusia tapoja tehdä työtä, striimaukset, videoinnin, Teamsin, etätyöt, digiloikkaa, työn sisällön uudelleen järjestämistä, tapahtuminen perumisia, rajoituksia. Tässä vai muutama heti mieleen tuleva asia. 

Ensimmäisiä havaintoja ja kokemuksia on nyt kerätty. Niitä kerätään edelleen ja huomioidaan alkaneessa valmiussuunnitelman päivittämisessä. Ei pidä ottaa henkilökohtaisesti, jos kriisin alussa ei kaikki toiminut. Se olisi ollut ihme. Oppivana organisaationa olemme kuitenkin selvinneet tähän asti hyvin. Kiitos meidän yksittäisten työntekijöiden jokaisen omasta joustamis- ja muutoskyvystä. 

Tavoitteena on, että uusi valmiussuunnitelma on valmis tätä syksynä. Sitä tehdään yhdessä ja siihen perehdytään myös yhdessä. Mietitään yhdessä mitä meidän tulee tehdä, jotta seuraavan kriisin kohdatessamme olisimme valmiimpia. Siis seuraavan eikä vain todennäköisen kriisin. Toimiiko organisaatiomme rakenne kriisissä, onko muutostarpeita? Kyllä on.

Hyviä tapoja myös normiajalle – kehittyneet tavat käyttöön

Hyviä nyt oppimiamme tapoja voidaan ottaa käyttöön kriisin jälkeenkin. Esimerkiksi Teamsin käyttö kokouksissa; yhdessä tekemistä ja yhdessä ideointia ei saa unohtaa, mutta jotkin lyhyet koordinointi- ja rutiinikokoukset onnistuvat hyvin omilta työpisteiltä. Etätyö jossain laajuudessa, sopivissa työvaiheissa; yhdessä muutama päivä viikossa ja etänä muutama? On huomattu, että tietyt työt ovat sujuneet paremmin etätöissä. 

Viestintä on ollut yksi tärkeimmistä asioista kriisin alusta alkaen. Oikea ja nopea tiedon koordinointi ja jakaminen on ollut tärkeää ja on mennyt hyvin. Voisiko olla niin että nykymaailma digiloikkineen vaatisi tätä vahvistusta ja koordinointia normiaikanakin? Kyllä se taitaa olla niin että kannattaisi laittaa pysyvää työpanosta enemmän koordinoituun viestintään koronan jälkeisenä aikanakin.

Organisaatioina työn tekemistä enemmän yhdessä, yhteen hiileen puhaltamista. Ei kilpailua, ei omia sääntöjä, vaan yhdessä laaditut ohjeet kaikille. 

Lopuksi

Organisaation kehittämisen ja muutosten menestyksekäs johtaminen uuvuttamatta ihmisiä vaatii todellista johtamistaitoa ja vahvaa tietämystä – vähintäänkin ”maalaisjärjen” käyttöä. Koronarajoitusten hallittu purkaminen tulee olemaan aivan yhtä haastavaa kuin rajoitteiden asettaminen. Se vaatii edelleen aktiivista yhdessä tekemistä ja johtamista.

Tärkeimmiksi avaintekijöiksi mitkä kannattaa muistaa käytännön johtamisessa - kehittämisessä ja muutoksessa – ovat mielestäni avoin jatkuva tiedottaminen, kaikkien asianosasten mukaan ottaminen ja yksilön inhimillinen huomioiminen. Etene pienin askelin, anna suuriin muutoksiin aikaa ja jätä kaikki turha pois.

Kirjoitus on yli 10 v vanhasta omasta tekstistäni tiivistetty ja muokattu 6.5.2020.

Jussi Korpinen

henkilöstöpäällikkö
Lappeenrannan seurakuntayhtymä