Lappeenrannan seurakuntien kirkonkirjojen pito Kouvolan aluekeskusrekisteriin

Tehtävien keskittäminen aluekeskusrekisteriin on kirkkohallituksen 2018 linjauksen mukaista. Kirkkohallituksen täysistunto linjasi joulukuussa 2018 pidetyssä kokouksessa, että vuoden 2022 alusta lukien kirkonkirjojenpidon tehtävien ja väestökirjanpitoon liittyvien toimintojen tulee olla keskitettyinä aluekeskusrekistereiden tehtäviksi.

Hiippakunnan alueen seurakuntien kesken aloitettiin neuvottelut yhteisen keskusrekisterin perustamisesta alkuvuodesta 2018. Hiippakunnan seurakuntien kesken päätettiin, että keskusrekisterin paikka olisi Kouvola.

Keskittäminen tarkoittaa, että yksittäisissä seurakunnissa ei vuoden 2021 jälkeen enää hoideta lakisääteisiin kirkollisiin toimituksiin ja väestökirjanpitoon liittyviä viranomaistehtäviä, vaan ne tehdään seurakuntien muodostamissa aluekeskusrekistereissä. Näitä ovat erilaiset seurakuntien jäsenluetteloihin liittyvät tehtävät, kuten avioliiton esteiden tutkinta, vihkitiedot, kirkosta eroamisen ja liittymisen kirjaamiset sekä todistukset ja jäsenluetteloiden pito. Jo nyt Lappeenrannan seurakuntayhtymä ostaa Kouvolan keskusrekisteriltä sukuselvityspalvelut.

Yhteiseen keskusrekisteriin siirtyminen vaatii, että kirkonkirjojen digitointi on saatettu päätökseen. Lappeenrannan osalta tarkastukset saatiin valmiiksi toukokuussa 2018.

Paikallisen keskusrekisteriin jää laaja joukko tehtäviä. - Osan tehtävistä siirtyessä Kouvolan aluekeskusrekisteriin, Lappeenrannassa voidaan keskittyä paikallisiin palveluihin, kuten toimitusvarauksiin, ohjaukseen ja neuvontaan, valottaa johtaja toimistosihteeri Marjatta Alatalo. Paikallisseurakuntiin, Lappeenrannassa seurakuntayhtymän keskusrekisteriin ovat jäämässä lisäksi arkistointi ja arkistot.

Aluekeskusrekisterien perustamisen tarkoituksena on turvata kirkonkirjojen pitoon ja erilaisiin rekistereihin liittyvät tietotekniset ja tietoturvallisuusnäkökohdat. - Suuremmassa yksikössä esimerkiksi koulutukset ja sijaisjärjestelyt on hoidettavissa helpommin, kun yksikössä työskentelee useampi kyseisen rekisterin tuntevaa henkilöä, sanoo talousjohtaja Kari Virtanen. - Rekisterinpito-oikeuksia ei myöskään tarvitse jakaa niin laajalle joukolle, mikä parantaa tietoturvallisuutta, hän jatkaa. Molemmat painottavat, että asiakaskäyttäytymisessä on myöskin tapahtunut vuosien varrella muutosta kohti sähköistä palvelukulttuuria, jolloin erilaisiin rekistereihin perustuvat työt voidaan hyvin hoitaa keskitetysti matkankin päässä.